采购人员行为规范

第一部分 总则
      一、采购业务人员与供应商合作及所有的商业活动必须遵循诚信与商业道德准则的原则。
      二、采购活动必须严格遵循德邦采购流程与制度规范,围绕“价值采购、阳光采购”的总体采购策略,遵从公正、公开、公平的原则,采购人员负责为公司获取最佳的总体价值,确保每一项采购活动和决策都能为公司带来最佳综合利益。
      三、本准则适用于德邦及其控股子公司。
第二部分 细则
第一章 采购业务人员定义
      采购业务人员不仅指采购部门的专职采购人员,还包括所有参与采购业务或参与采购授权业务履行的其他相关人员。包括但不限于:IT、营销、市场、供应链、工程、行政等参与采购业务的人员。
      第一条      目的
      为加强内部控制,明确规定了采购业务人员的日常行为准则,采购业务人员开展采购业务时必须时刻遵守的行为规范。
      第二条      适用范围
      采购业务人员是指公司采购部门(包括公司本部采购职能和事业部采购职能)的专职采购人员,还包括参与采购业务执行的其他部门工作人员。
第二章  行为规范
      第一条      职业操守
      采购业务人员与供应商合作及所有的商业活动必须遵循诚信与商业道德准则的原则。
员工个人品德操守直接影响公司的形象与信誉,采购业务人员应注意个人品德修养,严格遵守公司关于员工的品行操守要求,包括但不限于:
      (1)遵守法律和基本的社会公德;
      (2)不参与赌博;
      (3)严禁出入不健康的场所;
      (4)不应有可能被认为性骚扰的言行举止;
      (5)不应诽谤、诋毁他人;
      (6)不应有违反国家法律禁止的其他行为。
      采购业务人员应确保采购活动和决策遵循公司采购流程和制度规范,体现公平、公正、公开的原则,并尽量能为公司带来最佳的总体利益。
      第二条      采购业务执行过程行为要求
      1、采购业务人员对供应商的承诺必须得到公司合法授权或相应的审批。
     2、采购业务人员应合法发展与所有供应商的关系,在执行业务过程中,要遵守所有适用于业务的法律法规。
3、采购人员去供应商处不得少于2人。 
4、原则上不许动用供应商资源为自己及亲朋好友、部门活动办事,所有员工如有特殊需求,按市场价格结算及付费并申报。
5、禁止贪污受贿。凡是贪污受贿,一律按照公司相关规定严肃处理,并对涉及违反相关法律的,移交司法机关处理。
      6、采购业务人员应致力于使公司在任何一次采购项目中获得最为优惠的商务条件和服务。在采购项目相关责任人员可能控制的范围内,获得当时最好的产品质量、价格和服务,不得以已经存在的供应渠道、采购价格和服务标准为理由而降低工作的质量。包括:
(a)严格按照采购流程和制度规范选择供应商。
(1)、供应商选择应遵循T(技术及技术服务)、Q(质量)、R(响应能力)、D(供货表现)、C(成本)、E(环保)、S(社会责任)、S(网络安全)综合最佳的原则; 
(2)、供应商的选择是一个集体决策的过程,任何采购业务人员禁止运用或试图运用自身的影响力,使特定供应商得到“特殊待遇”。

(b)公司禁止供应商与员工或其主要亲属有私人利益关系(简称关联供应商)。
(1) 不得主动向公司介绍、推荐关联供应商及其产品,或以任何方式充当关联供应商与德邦公司的中介
   (2)不得参与关联供应商的考察、谈判、评估、选择以及与该供应商交易有关的其他活动。
(3) 不得接受关联供应商的委托,代表该关联供应商与德邦公司进行任何接洽、会谈;
(4)严禁向公司的供应商或合作伙伴推荐与自己存在利益的二级供应商,不得在供应商处挂靠、返包业务;
(5)特殊情形下,如涉及关联供应商,采购业务人员应主动申报,并在业务执行过程中遵循回避原则。不得以任何方式牺牲公司利益,而为关联供应商牟取不当利益。
(c)对于声称与部门或公司领导有私人关系的供应商,采购业务人员应主动申报,并严格按照采购流程和制度规范处理与该供应商的业务关系。

7、原则上德邦离职员工投资、持股或担任重要职位的公司不得成为德邦的供应商。德邦离职员工2年内不得到供应商处担任与德邦业务接口工作。如有德邦离职员工在供应商处担任与德邦业务接口工作的,采购业务人员应要求供应商更换接口人。  
      第三条      供应商考察
      (1)考察目的应明确和具体,考察人数不能少于2人,考察人数和考察时间应本着业务高效原则合理安排,无关人员不得前往;
      (2)不得要求供应商特意安排车辆到公司、住所、机场、车站、码头、或其他地方接送,特殊情况予以说明; 
      (3)不得由供应商报销或支出考察人员的食宿及其他任何费用;
       ( 4 ) 驻厂人员,日常用餐一律自理,不得要求供应商免费提供用餐,如果在供应商处用餐,则自行付费;
      第四条    礼品收取及商业款待     
     德邦员工及家属不得接受超出一般价值的礼品或商业款待。
1、礼品收取及处理原则
(1)德邦员工应该避免受贿或者使人怀疑受贿的行为,员工及家属不能接受可能影响与德邦业务关系的任何赠礼。
(2)严禁在非正式商业活动中私自收取业务关联单位任何形式的礼品,严禁直接或间接索取业务关联单位的礼物或利益,严禁接受任何回扣、佣金、小费等。涉及违反相关法律的,我司会将违反者移交司法机关处理。
(3)与业务关联单位正式公开交往中,要尊重对方在正常商务活动的商业习惯。员工可接受具有宣传赠品、文化礼品、纪念品意义的价值不超过人民币200元的礼品,收取后咨询礼品管理人员登记后方可自行处理。如果礼品性质不符或价值超过上述标准,应当礼貌予以拒绝。经解释难以回绝的,可以公司名义先行收下,1个工作日内通过邮件形式报告直属领导,抄送礼品管理部门,并在2个工作日内上交,礼品管理员每月对礼品上交情况进行公示。
(4)快递邮寄的特产、礼品,若无法拒收或退回,不论价值大小,全部上交至礼品管理部门,由其统一处理。价值在200元以内的礼品,由礼品管理人员通知受礼人领回,超过200元上交礼品库。
(5)公司内部员工之间(亲属除外)可赠送及接受不超过100元的结婚、生小孩等贺礼。
(6)对供应商也应做到有礼有节,相互尊重。      
2、商业款待
      (1)经常性地接受供应商的款待会影响员工代表公司的客观判断力,员工须谨慎处理外部的各种宴请和交际应酬活动。
(2)德邦员工可以接受他人符合商业惯例的款待,例如餐宴,但费用必须合理,如果觉得某一邀请不合适,应拒绝或、向上级领导申报或由自己付费。
(3)我司接受款待人员不能少于2人,参与者应本着业务高效原则合理安排,无关人员不得前往。

(4)员工不能接受供应商以任何名义提供的非正常款待,如旅游、娱乐等。家属不能接受供应商的任何形式的款待。
     (5)当供应商提出符合商业惯例的会议、参观或考察邀请时,采购业务人员应主动向上级领导申报,获得批准后按照《出差管理规定》实行;

      第五条      采购信息的保密和使用
    1、  所有采购业务人员必须遵守《文档安全管理制度》中关于文档安全管理的相关规定。
     2、 采购信息是公司信息资产的重要组成部分,属于公司的经营秘密,包括但不限于采购价格、采购配额分配、采购策略、供应商选择评估方案等。采购业务人员对采购信息有义不容辞的保密责任和义务。
      3、采购业务人员原则上只应获得被授权范围内的采购信息,并承担保密责任;如因业务需要、必须获得超出被授权范围内的采购信息,应当通过合法的渠道申请,并对获得的信息承担保密责任。
      4、采购业务人员对供应商及其他业务伙伴的商业信息应保守秘密。供应商的产品状况、报价等相关资料,以及公司对供应商的评估资料,均为商业秘密,不得向其它供应商透露这些商业秘密,不得在工作以外运用这些资料。
5、在采购业务履行过程中,搜集其他公司(包括友商)的资料以进行评价或信用评估,是正常的业务行为,但应从公开渠道搜集信息(例如报刊的披露),不允许使用任何足以引起争议的方式。

6、禁止向任何供应商做错误或不实的说明,禁止与供应商谈论及传播友商对我司的流言蜚语,如果对方谈起,采购业务人员可以正面回答,拒绝谈论,并按公司要求作出简要说明。禁止与供应商谈论与工作无关的事宜,更不能有意或无意地泄露公司的商业和技术机密。 
 
      第六条      个人品德操守
      6.1员工责任
      采购业务人员应当详细了解和认真理解行为规范内容,并承担如下责任:
      (1)对于自己或他人违反行为规范的事件或疑虑,有责任及时向上级或投诉渠道反馈;
      (2)反馈问题应实事求是,鼓励以署名方式提出,不得诽谤和诋毁他人;
      (3)有义务配合有关人员对违反行为规范事件的调查工作。
      6.2部门负责人责任
      除上述员工责任外,各级部门负责人还应担负起更多的责任,包括:
      (1)根据业务需要,可将行为规范进行适当的细化,并通过沟通、培训、监督和检查,确保下属对行为规范的理解和遵守;
      (2)身体力行,树立诚信的榜样,营造正向的组织氛围;绝不利用自身的职权和关系,影响或诱导员工违反行为规范;
      (3)采购岗位属于关键和敏感性岗位,应特别注意选拔、任用恰当的员工,并通过岗位轮换等措施保护公司的利益;
      (4)对于发现的违纪行为,应及时报告,并采取补救行动,将违纪行为的损失降到最低,严禁姑息和纵容违纪的行为;
       第七条      违纪处罚
       对违反行为准则的事件或问题,将根据德邦相关规定处理。
       第八条      附则
       本文件即日起生效,采购业务人员应同时严格遵循《人力资源管理制度》、《人品舞弊举报制度》和本文件。